Borg en behoud kennis in je organisatie

Kijk je meer dan vier uur per dag naar een scherm voor je werk? Dan ben je volgens techfilosoof Martijn Aslander een kenniswerker. Net als 5 miljoen andere Nederlanders doen we aan kenniswerk in een kenniseconomie, in een kennissamenleving. Het succes en onderscheidend vermogen van een organisatie wordt steeds meer bepaald door goede kennisborging en kennisdeling binnen de organisatie. Kennis zit voor een groot deel in ons menselijk kapitaal en kan daarom zomaar de deur uitlopen.

Organisatiebrede kennisborging

Met de toenemende kennis om ons heen wordt steeds meer gevraagd naar een goede informatievoorziening. Drie vragen zijn daarin heel belangrijk:

1. Hoe vergaar je kennis?

2. Hoe sla je kennis op?

3. Hoe deel je kennis?

Maak hier binnen je organisatie afspraken over en bewaar dit in een kennismanagement communicatieplan. Een veelgebruikte oplossing is het gebruik van één online academy waarin alle relevante kennis benaderbaar en te ontsluiten is. Hierover vertellen we straks meer. 

Kennisborging op individueel niveau

Naast organisatiebreed kennismanagement, is het nodig om op individueel niveau te kijken naar de effecten daarvan. Veel organisatiekennis zit opgeborgen in het hoofd van een of meerdere personen. Maar wat gebeurt er als die persoon met pensioen gaat, plotseling ziek wordt of ontslag neemt? Heb je dan je kans gemist om die kennis goed te borgen? Met een mogelijke financiële crisis die ons boven het hoofd hangt en meer personeelsverloop dan ons lief is, wordt het belang van kennisborging steeds groter. 

Ook als er wel al is nagedacht over een goede kennisoverdracht, blijkt nog veel van onze kennis impliciet of verborgen. Een voorbeeld: je hebt in overleg met een externe partij een prachtig template ontwikkeld en deze is beschikbaar gesteld in de online academy. Maar weten je collega’s ook waarom er gekozen is voor optie B en niet optie A, is het overleg met de externe partij ergens terug te lezen? Zomaar wat zaken die uit het oog verloren kunnen worden.  

Mocht je al tevreden zijn over de voorziening binnen jouw organisatie voor een vrije informatiestroom, dan is het goed om op individueel niveau te kijken of het ook echt werkt. Zo vindt niet iedereen het even makkelijk om met bepaalde software te werken of worden andere prioriteiten gesteld. Zorg dus altijd dat je ook op individueel niveau kijkt naar belemmeringen en samen nadenkt over de oplossingen hiervoor. Relatietherapie tussen mens en technologie noemt Aslander dat. 

Download de whitepaper 'Maak je organisatie klaar voor de toekomst'

Voordelen van kennisborging in een online academy

Terug naar een goede manier van kennisborging. Wij durven te stellen dat in de huidige tijd nagenoeg alle bedrijven doen aan digitale kennisborging, waarvan een groot deel online plaatsvindt. Al is het maar via een mailserver, ook daar ontstaat dan een dagelijkse stroom aan kennisdeling. Maar uiteraard kan het nog veel complexer dan dat. Daarom wil je dat het liefst gestructureerd, op één plek en altijd toegankelijk hebben. Wat zijn nou de voordelen van een online academy voor het borgen van kennis? We zetten ze op een rijtje.

• Je kunt een eenvoudig overzicht creëren van alle aanwezige kennis

• Het is makkelijker om al aanwezige kennis te onderhouden

• Goede borging van kennis in een online academy zorgt voor continuïteit in je organisatie 

• Je bereikt een hogere productiviteit door betere benutting van kennis

• Je kunt eenvoudig de kennis beschikbaar stellen en afschermen voor diverse groepen (management, medewerkers, klanten, leveranciers etc.)

• Je bent minder afhankelijk van drukbezette specialisten in je organisatie

• Nieuwe medewerkers en partners zijn sneller ingewerkt met de juiste kennis en digitale onboarding

• Je kunt de vakbekwaamheid en kennisborging binnen je organisatie inzichtelijk maken en optimaliseren

  
  

Hoe borg ik mijn organisatiekennis in een online academy?

Kennis is kracht. En wanneer je deze kennis deelt met elkaar, creëer je waarde, voor je organisatie en haar medewerkers. In iedere organisatie is ongelofelijk veel kennis aanwezig. Sommige kennis is heel tastbaar, andere kennis zit verborgen in het menselijk kapitaal. Daarom is kennisborging belangrijk. Hoe borg je deze kennis en verwerk je het als goede content in je online trainingen. 

1. Inventariseer

Om deze aanwezige kennis om te zetten in waardevolle content, zul je allereerst moeten inventariseren. Natuurlijk zijn er de eerder gegeven workshops, presentaties en trainingen en vind je in no time beleidsstukken zoals de visie en missie of specifieke projecten en verslagen. Maar er is meer. Zijn jullie actief op social media? Of maakt de organisatie gebruik van video’s en podcasts? Deze kunnen zeker een dosis bruikbare content bevatten. En wat dacht je van nieuwsbrieven, e-books, webinars, blogs en whitepapers? En dan zit er ook heel wat kennis bij externen. Bijvoorbeeld de klant zelf, maar ook gastsprekers, leveranciers en misschien wel concurrenten. De kans is in ieder geval groot dat in dit (al dan niet) concrete materiaal bruikbare stukjes kennis zitten die je kunt laten terugkeren in je online training. 

2. Categoriseer

Aan al deze content op een grote hoop heb je natuurlijk nog niet veel. Daarom breng je categorieën aan. Logisch is om dit te doen op onderwerp. Mocht je al een specifiek thema voor je training in gedachten hebben, dan selecteert het natuurlijk heel makkelijk. Maar weet je nog helemaal niet wat je ermee gaat doen, dan helpt het aanbrengen van een structuur in het zien van het grotere plaatje. Naast een indeling op onderwerp, kan het ook handig zijn om een indeling te maken op afdeling of functie, waar je je op wilt richten met de training. Is het bijvoorbeeld iets voor leidinggevenden, een hr-medewerker of de binnendienst? Met je doelgroep in gedachten maak je ook makkelijker keuzes. Nog een andere optie is om de content in te delen op het soort content. Zijn het video’s, blogs of verslagen? De contentvorm kan namelijk een beperkende of stimulerende factor zijn, wil je het kunnen verwerken in je training. 

 3. Actualiseer

Het hergebruiken van content heeft verschillende voordelen waaronder lagere ontwikkelkosten en meer continuïteit in je organisatie. Slim om gebruik van te maken dus, mits je wel zorgt dat de content up to date is. Ontwikkelingen in het werkveld en de tijdgeest kunnen een schadelijke impact hebben als je deze niet verwerkt. Loop dus je bestaande content altijd na op dit soort ‘fouten’. En wees hier ook stellig als bepaalde content niet meer voldoet, dan is het tijd om daar afscheid van te nemen.  

Start vandaag met groeien!

Wil jij ook stappen zetten naar een goede kennisborging in jouw organisatie en wil je weten wat een online academy voor jouw organisatie kan betekenen?