Het probleem: veel handwerk, weinig overzicht

Bij veel organisaties zit er nog altijd veel handwerk in het bijhouden van certificeringen en kwalificaties. Wie is gekwalificeerd voor welke taak, en wanneer moet iemand weer iets doen om dat te blijven? Op elk moment van de dag met één druk op de knop inzicht hebben in de status van een team, afdeling of de hele organisatie: bij veel organisaties is dat nog geen realiteit. Maar dat kan anders!

De basis: Kwalificatieprofielen

Het begint met kwalificatieprofielen, deze maak je in Rakoo aan. Hierin zet je bijvoorbeeld de verplichte trainingen en certificeringen die bij een kwalificatie horen, zowel intern als extern te behalen. Ook bepaal je wat iemand moet doen om een kwalificatie te behouden, bijvoorbeeld een herhalingstraining na een jaar of een minimaal aantal punten om gekwalificeerd te blijven.

Geautomatiseerd toewijzen

Deze kwalificatieprofielen ken je vervolgens toe aan medewerkers. Dat kan handmatig, maar het is veel efficiënter om dit te automatiseren op basis van rol: iedereen met een bepaalde rol of functie krijgt automatisch het bijbehorende kwalificatieprofiel toegewezen. Komt iemand via de koppeling met het HR-systeem in het platform, dan krijgt diegene direct de juiste kwalificatievereisten in zijn of haar profiel en wordt hij of zij ingeschreven voor de leeractiviteiten die daarbij horen. Zo kan iemand direct aan de slag.

Bij sommige organisaties is de logica complexer dan alleen functie: denk aan een combinatie van functie én afdeling, locatie, gesproken taal of zelfs de datum van indiensttreding. Al deze eigenschappen kun je meenemen in onze automatiseringsregels voor het toewijzen van kwalificaties. Zo wijs je op basis van deze eigenschappen automatisch de juiste kwalificaties toe aan de juiste doelgroep. Eenmaal ingesteld, gebeurt dit vanaf dat moment volledig automatisch.

De Matrix

Nee, niet de film, maar een super handig overzicht voor de actuele compliancy binnen jouw organisatie. Want zodra kwalificaties zijn toegewezen, wil je natuurlijk weten hoe ver mensen daarmee zijn. Daarvoor is er de kwalificatiematrix. Hierin zie je de kwalificatiestatus en de actieve kwalificaties van zowel personen als kwalificatieprofielen binnen jouw team, afdeling of organisatie. De matrix vormt zich dynamisch op basis van de rechten die jij hebt binnen de academy, dus op basis van de mensen die jij mag zien.

In de matrix zie je in één overzicht wie gekwalificeerd is en wie niet, wie er binnenkort verloopt en waarvoor. Het mooie is dat je de matrix helemaal naar eigen inzicht kunt inrichten. De ene manager wil bijvoorbeeld inzicht in specifieke kwalificaties voor specifieke teams, en wil dat opslaan als vaste weergave om er direct naartoe te kunnen. Daarom kun je zelf bepalen wat je in de matrix ziet, denk aan doelgroepen, kwalificaties of periodes waarin iets verloopt, en die weergave opslaan als favoriet. Zo wissel je moeiteloos tussen jouw eigen matrixweergaven.

We hebben de matrix ook zo actiegericht mogelijk gemaakt, voor het geval een medewerker een extra steuntje in de rug nodig heeft. Vanuit de matrix kun je direct:

• Berichten sturen naar individuele medewerkers of groepen, bijvoorbeeld naar iedereen van wie een kwalificatie binnen twee maanden verloopt.

• Diploma's uploaden namens een medewerker, handig als dat proces binnen jouw organisatie bij de manager, teamlead of HR ligt.

• Mensen inplannen voor de juiste (herhalings)training, direct vanuit hetzelfde overzicht.

Zo beheer je kwalificaties en zie je de status ervan vanuit één plek, en kun je daar meteen op acteren.

Integratie in jouw ecosysteem

De informatie over wie gekwalificeerd is, is essentieel voor het gehele organisatieproces. Daarom kun je deze geautomatiseerd koppelen aan andere systemen. Denk bijvoorbeeld aan een planningssysteem: door de kwalificatiestatus vanuit Rakoo door te zetten, is daar direct inzichtelijk wie wel en wie niet ingepland mag worden voor een bepaalde taak of dienst, simpelweg omdat iemand daar wel of niet voor gekwalificeerd is. Zo hoeft niemand dit nog los te controleren of handmatig bij te houden, en voorkom je dat iemand wordt ingepland voor werk waarvoor de juiste kwalificatie ontbreekt.

Wat levert het je op?

Met deze functionaliteit bespaar je veel tijd op het beheren van verplichte certificeringen binnen je organisatie, en heb je altijd zicht op hoe je organisatie of team ervoor staat. Concreet levert het je op:

• Minder handwerk
  Je maakt eenvoudig kwalificatieprofielen aan en deze worden geautomatiseerd toegewezen aan de juiste doelgroep, op elk moment van de dag, zonder dat je er zelf naar hoeft om te kijken.

• Realtime inzicht
  Je weet altijd hoe je organisatie of team ervoor staat, en kunt direct actie ondernemen zodat mensen op tijd weer aan de slag gaan of weer gekwalificeerd zijn.

• Geen gedoe met Excel-sheets meer
  Je hoeft niet meer handmatig na te lopen of trainingen zijn ingepland of certificaten zijn behaald, dat scheelt uren aan beheer.

• Meer productiviteit
  Doordat er geen verlet ontstaat doordat mensen niet meer gekwalificeerd zijn, bespaar je uiteindelijk ook geld als organisatie.

Nieuwsgierig naar kwalificaties in Rakoo?

Wil je meer weten over de kwalificatiefunctionaliteit binnen Rakoo? Neem dan contact met ons op. We laten je graag zien hoe het werkt en wat het voor jouw organisatie kan betekenen.